情報管理のクラウド化で、一歩上の企業へ
急速なデジタル化が迫られる現代のビジネスの中で、情報共有にクラウドサービスを取り入れる企業は少なくないでしょう。
現に多くの企業がクラウドサービスを取り入れて、業務効率の向上に成功し、デジタル化を進めています。
この記事ではクラウドサービスとは何かから、日本での利用状況、メリット・デメリットまで、詳しく説明していきます。
クラウドサービスとは
クラウドとは、コンピューターの利用形態の一つです。ウェブ上では、ユーザーがPCやスマホ、タブレットを使い、ネットワークに接続されたサーバーが提供するサービスを利用します。クラウドの場合、このサーバーに実体的な所在地は存在しません。これが物理サーバーが存在するオンプレミスとの決定的な違いと言えます。
このクラウドの形態で提供されているサービスを「クラウドサービス」と呼びます。
クラウドサービスは、身近なところで使われています。今も多くの人が気付かずに使っています。例えば、Gmailなどの電子メールサービスもクラウドサービスの一つです。
クラウドサービスの利用状況
2020年に総務省が公開したクラウドサービスの利用状況を見てみましょう。
64.7%の企業が「全体、または、一部で利用している」、そして10.4%が「今後利用する」という結果が出ています。データを見る限りでは、クラウド利用は増え続けていて、今後増えることが予想できます。
出典：総務省
クラウドサービスの主な利用方法として、「ファイル保管・データ共有」「電子メール」「社内情報共有」が上位に来ています。このようにクラウドで情報を保管・共有しているケースは非常に多く、情報管理のクラウド化は業務効率を考えると欠かせないものとなっています。
情報管理をクラウド化するメリット
多くの企業が既に情報管理をクラウド化していますが、それはなぜなのでしょうか。
今回は代表的なメリット4つを紹介していきます。
・業務効率化を図れる
情報管理をクラウドで行う一番のメリットは業務の効率化です。
例えば、出来上がった資料を従業員に渡す時、どのように行っていますか。メールに添付をして一人一人に送っているのなら、それはかなりの時間を浪費しています。
クラウドを利用すれば、資料をクラウドサービスのフォルダに入れるだけで、従業員がその資料にアクセスできるようになります。
他にもスケジュールを登録すれば、そのスケジュールを共有したりすることもでき、営業部長は外回りをしている部下のスケジュールを聞くことなく、把握することができます。
・導入が容易である
クラウドサービスは導入が非常に容易です。社内に物理サーバーを置く必要がなく、既存のサービスを契約すれば、ほとんどのサービスが即日で使用可能となります。また、もし使い始めて、使い方が会社に合わなければ、すぐに別のサービスに変更することができます。その点も、クラウドサービスのメリットと言えるでしょう。
・ランニングコストが低い
クラウドサービスの魅力のひとつにランニングコストの低さもあります。
社内ストレージを導入するとなると、ハードウェアの購入など、初期費用もメンテナンス費用も多額の費用が必要となります。
月額定額制で使い放題のサービスや使った分だけで課金される従量課金制のサービスも多く、クラウドサービスでかかる費用を最低限に抑えることができます。また、オプションで機能を追加できるなど、必要に応じて柔軟な対応を即座に行える点にも優れています。
・在宅勤務やテレワークに柔軟に対応できる
場所や時間を問わず、PCやスマホ、タブレットでアクセスできる点もクラウドサービスのメリットです。
特に在宅勤務やテレワークが増えている昨今では、自宅やサテライトオフィス、コワーキングスペースから自由に資料へアクセスできなくては非常に不便です。
情報管理をクラウドサービスで行うデメリット
情報管理にクラウドサービスを利用すると多くのメリットがありますが、少なからずがデメリットも存在します。
・セキュリティ対策が必要
インターネット上で情報管理するということは、危険に晒す可能性も出てくるということです。
不正アクセスによって、機密情報や顧客情報など大切なデータが流出してしまうと、企業としての信頼を失います。
企業向けのクラウドサービスのセキュリティ対策は年々強化されており、自社のPCよりもセキュリティがしっかりしている可能性もあります。しかし、セキュリティはクラウドサービスだけでなく、従業員一人一人が意識することも重要です。ファイルごとにアクセス権限をつけたり、パスワードを設定したり、最善のセキュリティ対策は企業でもきちんと行う必要があります。
また、どこからでも働けるとはいえ、街やカフェのフリーWi-Fiなどの極秘情報をやり取りするなど、セキュリティ対策がなされているか確証がないWi-Fiでのクラウドサービスの利用は気をつけるべきでしょう。
・ネットワーク・システム状況に作用される
クラウドサービスはネットワーク環境がなければ使用できません。つまり、常にネットワークの使える環境でなければ、書類にアクセスできないので、ネットワークの期待できない状況で書類を必要とする場合は前もって書類をダウンロードしておく必要があります。
また、システム障害やメンテナンスに業務を左右されてしまうことも考えておきましょう。メンテナンスの時間は把握して、対応できるように書類管理を欠かさないように気をつけましょう。システム障害に備えてよく使う資料は、自身のデバイスで保存・編集を行い、都度クラウドにアップデートするようにすれば、システム障害にも対応しやすくなります。
情報管理のクラウド化へのステップ
①導入計画を立てる
まずは導入計画を立てましょう。どの部署からどのように導入していくのか、を進行中のプロジェクトと照らし合わせながら、考えていきます。クラウド内のフォルダ分け方やアクセス権限の付け方もこの段階で決めると導入がスムーズに行きます。また、クラウドで管理しないファイルもあれば、明確にしておくべきです。
②社内の意識改革を行う
業務プロセスが変わるときは必ず行うと思いますが、クラウドサービスを導入する際でも、社内の意識改革は欠かせません。なぜ、情報管理をクラウドで行うのか、それによってもたらされるメリットとデメリットを社内に共有して、従業員一人一人に理解してもらうようにします。
また、セキュリティ対策もしっかり行うためにセキュリティ意識を高める必要があります。
③少しづつ導入していく
全ての資料をクラウド内で一斉に管理し始めるのはリスクが高く、社内に混乱を招く可能性があります。
導入するときはITに強い部署から始めましょう。そこで、どのような結果になったかを分析します。そこから得られた結果を考えながら、次の部署に導入する時の対策を練りましょう。
まとめ
近年、情報管理のクラウド化は急激なスピードで進んでいます。デジタル化をしないと企業の存続に関わる現代のビジネスには欠かせないものとなっています。
情報管理のクラウド化は社内ストレージよりも導入コスト・ランニングコストが低く、行効率化を図れるというメリットがあります。その反面、システムに業務を左右されたり、セキュリティ対策をしっかり行う必要があるなどのデメリットも存在します。しかし、デメリットもしっかり対策を打てば、対処できるでしょう。
情報管理のクラウド化は、デジタルトランスフォーメーションへの初期段階、デジタイゼーション に当たります。デジタルトランスフォーメーションを成功させたい企業は、是非取り入れるべきです。
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