デジタル化の初めの一歩、デジタイゼーション
デジタルトランスフォーメーション（DX）という言葉はよく耳をすると思います。経営者の方々、特にいまだに社内でアナログ作業が多い会社の方は、気になる言葉なんではないでしょうか。
デジタルトランスフォーメーションと言っても、経営者の鶴の一声で行って、成功するような簡単なものではありません。デジタルトランスフォーメーションを成功させるには、段階を踏んでいく必要があります。
今回はその段階の初めの一歩、デジタイゼーションを紹介しようと思います。
デジタルトランスフォーメーションやデジタライゼーションとの違い
デジタイゼーションはデジタライゼーションやデジタルトランスフォーメーションと混同されがちですが、その３つのデジタル化には以下のような違いがあります。
デジタイゼーション
・アナログ情報の局所的なデジタル化
デジタライゼーション
・ビジネス・プロセス全体のデジタル化で、新たな価値や利益を創造
デジタルトランスフォーメーション
・デジタルテクノロジーを用いて、企業の業務や組織、プロセス、ユーザー体験や価値観に根本的な変革をもたらすこと
どの企業で行う「会議」を例にすると
従来
・紙での会議室管理
・会議内容を書き取る
デジタイゼーション後
・スマホやPCで管理を会議室を使用状況の管理
・会議の録音
デジタライゼーション後
・オンラインでのウェブ会議
・自動で音声の読み起こし
デジタルトランスフォーメーション後
・AIがファシリテータを務め、議事録を自動で作る
・AIが議事録を参照して、次のアクションを予測して各自に伝える
このようにデジタル化を通して、変化していきます。
企業でできるデジタイゼーション
それでは企業で行えるデジタイゼーションはどのようなものがあるでしょうか。
企業でよく行われているものを紹介していきます。
・紙資料のデジタル化
紙ベースで仕事を行なっている企業は、まず紙資料をデジタル化しましょう。
紙ベースでの仕事は、生産性を低下させる罠がたくさんあります。
用紙やプリンターのカートリッジの補充・発注、プリントアウトの待ち時間、資料をホッチキスで止める作業など、色々な作業が無駄を生み出します。
紙資料をデジタル化すれば、上記の無駄を省き、コストを削減できます。
・情報管理のクラウド化
紙資料のデジタル化をしたら、その情報管理はクラウドで行いましょう。クラウド化には多くのメリットがあります。例えば、出来上がった資料をメールで送る作業も、クラウド上のフォルダに入れるだけで社内全員、またはそのフォルダにアクセス権限のある社員ならデータを確認することができます。
社内ストレージよりも導入コスト・ランニングコストが抑えられることも企業にとってはメリットとなるでしょう。また、情報管理をクラウド化しておくと、どこからでもドキュメントにアクセスできるようになるため、リモートワークや在宅勤務にも対応しやすくなります。
・コミュニケーションツールの導入
メールや電話の代わりとなるコミュニケーションツールを導入しましょう。有名なもので言えば、ChatworkやLINE WORKS、Slackなどです。
中にはチャット機能や通話機能だけでなく、タスク管理をできるものもあります。
コミュニケーションツールなら、メールに比べて気軽にメッセージを送信できるので、堅い文面を省くことができます。
・RPAの導入
RPAとはロボティック・プロセス・オートメーションのことです。
コピペなどの手作業で行っている定型的な作業を自動化することができます。
また、24時間365日休まずに動き、作業スピードも人間より速いことがメリットです。
なぜデジタイゼーションから始めるのか
なぜアナログで仕事を行うことは多い企業がいきなりデジタルトランスフォーメーションに挑むと失敗に終わるのでしょうか。デジタルトランスフォーメーションを成功させるには組織の意識改革が必要不可欠です。そして、意識改革は突然起こるものではありません。
アナログな企業がデジタイゼーションから少しづつ進めていくのは、社内の意識改革を少しづつ進めるためでもあります。紙ベースで行っている作業をデジタルに変えると、効率が悪くなることも考えられますし、社内からの反対意見も出てくるでしょう。そういったデジタル化で起こる問題を少しづつ解決していかなければ、デジタルトランスフォーメーションを成功へと導くことはできません。
まとめ
この記事では、デジタイゼーションとデジタイゼーションから始める理由を説明しました。
デジタイゼーションとは「アナログ情報の局所的なデジタル化」です。
企業でデジタイゼーションを進めるなら、RPAの導入やコミュニケーションツールの導入から行っていくことをオススメします。費用対効果が大きく、生産性の向上や効率化がしやすいです。
デジタルトランスフォーメーションには意識改革が必要不可欠です。
デジタル化を少しづつ進めることで社内の意識改革を行い、デジタルトランスフォーメーションを成功へと導きましょう。
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