ITツールを活用してテレワーク・リモートワークに挑戦しよう！！

働き方改革の夜明け

働き方改革で話題となり、新型コロナの影響でいきなり主役の座に躍り出たテレワークにリモートワーク。現在ではテレワーク・リモートワークを導入している・いないにより採用率が変わると言われております。しかし、経営者からすると導入に足踏みするのが本音であり、実際に導入した企業が非導入に戻ることも起きています。経営者としては、3年後・5年後のあるべき姿に向けて、会社の舵を切らなければいけませんので、情報収集に準備と時間がかかることも。

今回は、テレワーク・リモートワークの導入に必要なITツールをご紹介しながら、導入に向けてご検討していただければと思います。

テレワークとリモートワークの違い

テレワークの定義

テレワークは、総務省や一般社団法人日本テレワーク協会において、その言葉の定義が明確にされています。

総務省のホームページで定義されているテレワークの定義では、「テレワークとは、ICT(情報通信技術)を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」とされています。

国や自治体は、「テレワーク」を統一用語としています。

リモートワークの定義

一方リモートワークは、その言葉の意味が明確に定義されているわけではありません。一般的には「オフィスから離れた場所(リモート)で働く(ワーク)」という意味合いで使われていて、ICTを使用しているかどうかを限定せず、単純にオフィスから離れた場所で働いているということがリモートワークだと言えるでしょう。

主に民間の企業で使われています。特に、IT 関係やフリーランスで働く人は、「リモートワーク」を用いることが多い傾向にあります。

先ほど、ほぼ同じ意味とお伝えしたのは、大きな違いが定義されていないことが理由となります。しかし、それぞれの言葉の意味を考えると、テレワークとリモートワークでは、少し意味合いは違うことになります。

テレワークの3つの形態

テレワークの形態1：在宅勤務

自宅を勤務場所にする「在宅勤務」がテレワークの主な形態のひとつです。その特徴としては、移動時間のないことが挙げられます。最近では在宅勤務をしている人も大勢いるため、一般的なテレワークの形態だと言えます。

満員電車に乗る必要がないことから、とても人気の形態であり、リモートワークでも同じような形態が考えられます。

基本的に1人で働くため、社員同士でコミュニケーションを取るときは、チャットツールや Web 会議などを活用する必要があります。育児や介護で家を空けにくいなどの理由により、在宅勤務を選択する人もいます

テレワークの形態2：モバイルワーク

施設に依存せず、どこでも勤務可能なのがモバイルワークです。モバイルワークは、場所を選ばないという特徴を持っています。

基本的に移動中や外出先などで働く方法なので、移動が多い営業職などにおいて活用されています。

最近では、ノマドワーカーやフリーランスの方に人気の勤務形態です。

ノートパソコンやタブレット、場合によってはスマートフォン1つで勤務ができるため、いつでも就業できることも特徴のひとつです。

持ち運びしやすいノートパソコンやタブレットなどの利用では、パソコンの盗難やのぞき見、ウイルスによる攻撃などに備えて、セキュリティ対策は必須です。

テレワークの形態3：サテライトオフィス勤務

コワーキングスペースや、企業が勤務地以外に設けた仕事場などで働くことを、サテライトオフィス勤務といいます。

前者の2つと違い、特定の就業施設を利用するタイプのテレワークの形態となります。

支店はないけれど遠隔地の施設で勤務するなど、特定の場所を指定して働く場合でも、テレワークという言葉が使われる場合があります。

SE やコールセンターなど、顧客情報や開発にかかわる情報を扱う人に多い形態です。地方に住む社員のために、オフィスを設置する場合もあります。

テレワーク・リモートワーク導入の注意点

1．セキュリティ

テレワークのために、USB メモリなどの記録媒体や社用パソコンを持ち歩くと、紛失や盗難のリスクが高まります。第三者の手にわたると、機密情報や個人情報が漏えいするかもしれません。

また、自宅のネットワーク環境のセキュリティ対策が甘いと、ウイルス感染やハッキングなどの被害に遭う可能性もあります。

ウイルス対策ソフトの導入や、ID・パスワードなどの厳重な管理やルールが必要になります。

2．マネジメント

テレワークの場合、社員は目に届かない場所にいるため、長時間労働の「働きすぎ」や逆の「さぼり」が出てくる可能性がありますが見抜けません。進捗を直接確認できないため、業務の状況把握が難しくなります。

各自がセルフコントロールで業務タスクを管理してもらう方法が有効ですが、各自のスキルが必要になってしまいます。

そこで、管理方法を考える必要があります。始業や終業の際には管理者にメールを送る、勤怠管理ツールを利用する、電話やチャットツールなどで、成果をこまかくチェックするなどの対策が必要になってきます。

経営サイドとしては「さぼり」対策に目を奪われがちですが、実は「働きすぎ」の方が大きな問題に発展します。「うつ病」等の原因となったりしますのでご注意ください。

3．コミュニケーション

テレワークでは、従業員同士のコミュニケーションが取りづらくなります。出勤者と在宅勤務者では、得られる情報量に差が出る可能性もあるため、在宅勤務者に対する細やかな配慮が必要です。チームで業務を行っている場合は、団結力に問題が生じることもあります。チャットツールやテレビ会議などを利用して、在宅勤務者とも頻繁にコミュニケーションを図る必要があります。

4．押印

テレワーク中に、出勤せざるを得なくなる原因のひとつに、決済や承認などで必要とされる押印があります。書類のデータ化が進み、押印もデジタルで行えるものの、なかなか普及していないのが現状です。

テレワーク・リモートワークに役立つツール

ファイル共有ツール

複数人でファイルを共有するためのツールです。資料や書類などのデータを、クラウドや社内サーバーで保管することにより、オンラインで閲覧、編集ができます。容量やセキュリティ、対応機器、操作性など、業務形態にあうものを選びましょう。

コミュニケーションツール

社内コミュニケーションを活性化させる社内SNSやチャット機能などがそろえられています。

チャットや通話などで情報交換ができるのはもちろん、様々なファイルをチャットスペースにアップロードすることも可能なため、離れた場所にいる相手と仕事をすることができます。

Web 会議ツール

パソコンやスマートフォンなどのデバイスとネット環境によって、場所や時間を問わずに顔を合わせてコミュニケーションを取れるツールです。

最大の特長は、テレビ会議よりも手軽に導入できること。専用の機器ではなくアプリを使用するので、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットからでも会議に参加することができます。

電子印鑑ツール

JPEG や PNG などの画像データではなく、電子署名法にのっとり、個人の識別ができる電子印鑑ツールがあります。印影の画像データに、時間と押した人の情報が記録されるため、通常の印鑑よりも、セキュリティ性が向上します。

勤怠管理ツール

インターネットを利用して、始業、終業、休憩時間などを記録する、勤怠管理ツールが便利です。個人が改ざんしにくいパソコンの稼働状況を、自動で記録するツールもあります。実際に出勤したときと同様の勤怠管理が可能となります。

クラウドソリューションの活用

クラウドソリューションとは、インターネット上で、企業の悩みを解決・支援するものです。社内にサーバーや各種ハードウェアを導入しなくても、データーベースや OS、開発環境などを利用できます。

RPAの活用

人工知能を備えたソフトウエアのロボット技術により、定型的な事務作業を自動化・効率化するツール。

定型業務を自動化にしておけば、各自、違う業務ができるようになり生産性向上し、心配事が減りますし、チェックミスが起きやすい環境の改善となります。

テレワーク・リモートワークに必要となるツールや、サービスの導入支援をしてくれるところも多くなっておりますので、積極的に利用しましょう。自社に適したテレワーク環境の整備を、業務全体にわたって行うサービスがおすすめです。

弊社でもアドバイスできますので、お気軽にご相談ください。

まとめ

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