2020年12月3日

ITツールを活用してテレワーク・リモートワークに挑戦しよう!!

投稿者: kgi_admin

働き方改革の夜明け

働き方改革で話題となり、新型コロナの影響でいきなり主役の座に躍り出たテレワークにリモートワーク。現在ではテレワーク・リモートワークを導入している・いないにより採用率が変わると言われております。しかし、経営者からすると導入に足踏みするのが本音であり、実際に導入した企業が非導入に戻ることも起きています。経営者としては、3年後・5年後のあるべき姿に向けて、会社の舵を切らなければいけませんので、情報収集に準備と時間がかかることも。

今回は、テレワーク・リモートワークの導入に必要なITツールをご紹介しながら、導入に向けてご検討していただければと思います。

テレワークとリモートワークの違い

皆さんは、テレワークとリモートワークの違いをご存知ですか?

実はテレワークとリモートワークは、ほぼ同じ意味で使われています。

テレワークという用語の発祥地はアメリカです。現在、国や自治体では、出勤しない働き方の名称を、「テレワーク」で統一しています。

一方、リモートワークはテレワークよりも新しい用語ですが、発祥の時期は不明です。明確な定義もありません。

テレワークの定義

テレワークは、総務省や一般社団法人日本テレワーク協会において、その言葉の定義が明確にされています。

総務省のホームページで定義されているテレワークの定義では、「テレワークとは、ICT(情報通信技術)を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」とされています。

国や自治体は、「テレワーク」を統一用語としています。

リモートワークの定義

一方リモートワークは、その言葉の意味が明確に定義されているわけではありません。一般的には「オフィスから離れた場所(リモート)で働く(ワーク)」という意味合いで使われていて、ICTを使用しているかどうかを限定せず、単純にオフィスから離れた場所で働いているということがリモートワークだと言えるでしょう。

主に民間の企業で使われています。特に、IT 関係やフリーランスで働く人は、「リモートワーク」を用いることが多い傾向にあります。

先ほど、ほぼ同じ意味とお伝えしたのは、大きな違いが定義されていないことが理由となります。しかし、それぞれの言葉の意味を考えると、テレワークとリモートワークでは、少し意味合いは違うことになります。

テレワークの3つの形態

テレワークにはさまざまな形態があります。その形態については、総務省のホームページにおいても明確にされており、テレワークの多様な形態を知ることができます。

日本では1980年代に、テレワークという働き方が広まりました。現在、国や自治体では、出勤しない働き方の名称を、「テレワーク」で統一しています。

テレワークの主な形態について、それぞれご紹介をしていきます。

テレワークの形態1:在宅勤務

自宅を勤務場所にする「在宅勤務」がテレワークの主な形態のひとつです。その特徴としては、移動時間のないことが挙げられます。最近では在宅勤務をしている人も大勢いるため、一般的なテレワークの形態だと言えます。

満員電車に乗る必要がないことから、とても人気の形態であり、リモートワークでも同じような形態が考えられます。

基本的に1人で働くため、社員同士でコミュニケーションを取るときは、チャットツールや Web 会議などを活用する必要があります。育児や介護で家を空けにくいなどの理由により、在宅勤務を選択する人もいます

テレワークの形態2:モバイルワーク

施設に依存せず、どこでも勤務可能なのがモバイルワークです。モバイルワークは、場所を選ばないという特徴を持っています。

基本的に移動中や外出先などで働く方法なので、移動が多い営業職などにおいて活用されています。

最近では、ノマドワーカーやフリーランスの方に人気の勤務形態です。

ノートパソコンやタブレット、場合によってはスマートフォン1つで勤務ができるため、いつでも就業できることも特徴のひとつです。

持ち運びしやすいノートパソコンやタブレットなどの利用では、パソコンの盗難やのぞき見、ウイルスによる攻撃などに備えて、セキュリティ対策は必須です。

テレワークの形態3:サテライトオフィス勤務

コワーキングスペースや、企業が勤務地以外に設けた仕事場などで働くことを、サテライトオフィス勤務といいます。

前者の2つと違い、特定の就業施設を利用するタイプのテレワークの形態となります。

支店はないけれど遠隔地の施設で勤務するなど、特定の場所を指定して働く場合でも、テレワークという言葉が使われる場合があります。

SE やコールセンターなど、顧客情報や開発にかかわる情報を扱う人に多い形態です。地方に住む社員のために、オフィスを設置する場合もあります。

テレワーク・リモートワーク導入の注意点

テレワークやリモートワークには、多くのメリットがありますが、問題が生じる場合があります。

考えられる問題を理解して、対策を準備することが成功の秘訣となります。

注意するポイントは4つです。

1.セキュリティ

2.マネジメント

3.コミュニケーション

4.押印

詳しく説明していきます。

1.セキュリティ

テレワークのために、USB メモリなどの記録媒体や社用パソコンを持ち歩くと、紛失や盗難のリスクが高まります。第三者の手にわたると、機密情報や個人情報が漏えいするかもしれません。

また、自宅のネットワーク環境のセキュリティ対策が甘いと、ウイルス感染やハッキングなどの被害に遭う可能性もあります。

ウイルス対策ソフトの導入や、ID・パスワードなどの厳重な管理やルールが必要になります。

2.マネジメント

テレワークの場合、社員は目に届かない場所にいるため、長時間労働の「働きすぎ」や逆の「さぼり」が出てくる可能性がありますが見抜けません。進捗を直接確認できないため、業務の状況把握が難しくなります。

各自がセルフコントロールで業務タスクを管理してもらう方法が有効ですが、各自のスキルが必要になってしまいます。

そこで、管理方法を考える必要があります。始業や終業の際には管理者にメールを送る、勤怠管理ツールを利用する、電話やチャットツールなどで、成果をこまかくチェックするなどの対策が必要になってきます。

経営サイドとしては「さぼり」対策に目を奪われがちですが、実は「働きすぎ」の方が大きな問題に発展します。「うつ病」等の原因となったりしますのでご注意ください。

3.コミュニケーション

テレワークでは、従業員同士のコミュニケーションが取りづらくなります。出勤者と在宅勤務者では、得られる情報量に差が出る可能性もあるため、在宅勤務者に対する細やかな配慮が必要です。チームで業務を行っている場合は、団結力に問題が生じることもあります。チャットツールやテレビ会議などを利用して、在宅勤務者とも頻繁にコミュニケーションを図る必要があります。

4.押印

テレワーク中に、出勤せざるを得なくなる原因のひとつに、決済や承認などで必要とされる押印があります。書類のデータ化が進み、押印もデジタルで行えるものの、なかなか普及していないのが現状です。

テレワーク・リモートワークに役立つツール

テレワーク、リモートワークが急速な広まりを見せる中、役立つツールも勤務の多様化に合わせて増えてきています。

このITツールはテレワーク・リモートワークに役立つだけでなく、通常業務でも業務効率化や生産性向上に使えるものもたくさんありますので、まずは社内で試してみて、次に進むぐらいの感覚で導入するのをお薦めします。

金額も多様化に伴い、低価格のものが多くなってきておりますのでチャンスです。

ファイル共有ツール

複数人でファイルを共有するためのツールです。資料や書類などのデータを、クラウドや社内サーバーで保管することにより、オンラインで閲覧、編集ができます。容量やセキュリティ、対応機器、操作性など、業務形態にあうものを選びましょう。

コミュニケーションツール

社内コミュニケーションを活性化させる社内SNSやチャット機能などがそろえられています。

チャットや通話などで情報交換ができるのはもちろん、様々なファイルをチャットスペースにアップロードすることも可能なため、離れた場所にいる相手と仕事をすることができます。

Web 会議ツール

パソコンやスマートフォンなどのデバイスとネット環境によって、場所や時間を問わずに顔を合わせてコミュニケーションを取れるツールです。

最大の特長は、テレビ会議よりも手軽に導入できること。専用の機器ではなくアプリを使用するので、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットからでも会議に参加することができます。

電子印鑑ツール

JPEG や PNG などの画像データではなく、電子署名法にのっとり、個人の識別ができる電子印鑑ツールがあります。印影の画像データに、時間と押した人の情報が記録されるため、通常の印鑑よりも、セキュリティ性が向上します。

勤怠管理ツール

インターネットを利用して、始業、終業、休憩時間などを記録する、勤怠管理ツールが便利です。個人が改ざんしにくいパソコンの稼働状況を、自動で記録するツールもあります。実際に出勤したときと同様の勤怠管理が可能となります。

クラウドソリューションの活用

クラウドソリューションとは、インターネット上で、企業の悩みを解決・支援するものです。社内にサーバーや各種ハードウェアを導入しなくても、データーベースや OS、開発環境などを利用できます。

RPAの活用

人工知能を備えたソフトウエアのロボット技術により、定型的な事務作業を自動化・効率化するツール。

定型業務を自動化にしておけば、各自、違う業務ができるようになり生産性向上し、心配事が減りますし、チェックミスが起きやすい環境の改善となります。

テレワーク・リモートワークに必要となるツールや、サービスの導入支援をしてくれるところも多くなっておりますので、積極的に利用しましょう。自社に適したテレワーク環境の整備を、業務全体にわたって行うサービスがおすすめです。

弊社でもアドバイスできますので、お気軽にご相談ください。

まとめ

さて、今回はテレワーク・リモートワークにITツール活用をご紹介しました。

新しい生活での働き方で注目となっているテレワーク・リモートワークですので、導入を検討している企業も多いことだと思います。

注意点を参考に導入を進めてください。

ハードルが高くて手が出せない。と思われる場合

まずは、ITツールを導入してみて考えるのも一つの手だと思いますので、お試しください。

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