RPAの仕組み
RPA（Robotic Process Automation）とは
業務効率化・生産性の向上の切り札として導入されているRPA。
どんなものかというと、ロボットがパソコンの画面を直接操作してパソコン業務を実行すると言うものです。
定型業務・パターンが決まっていて例外が少ない業務はRPAの得意とするところです。
人間でもできるじゃん！といえばその通りですが、単純で繰り返しの作業というのは、集中力に限界のある人間ではどこかでミスが生まれます。
ミスを取り戻すための作業は、「ミスをしなければ生まれなかった作業」であるため、存在自体が非効率です。悲しいかな皆さんの周りでも頻繁に生まれていると思います。
集中力に限界のある人間のパソコン作業とその作業のミスによる戻り作業、この両方の工数は本当に馬鹿になりません。
ITツールのない時代であれば、この状態は如何ともし難い状態でしたが、現代にはRPAという発達したITツールがあります。
ツールを使うには、まずは、どういうものなのか知るところから。
誤解していると、ツールの効果は半減してしまいます。
今回は仕組みについて紹介します。
RPAの仕組み
RPAの機能には以下があります。
基本操作機能
基本的なキーボード入力
マウスカーソルを移動させてクリック
Ctrl + c や Ctrl + v といったショートカット入力
画面認識機能
アプリケーションのショートカットを認識
閉じるボタンや「はい」「いいえ」などのボタン認識
Excelなどのセルを認識
画面上の座標を認識
レコーディング機能
人間が操作したキーボードやマウスの操作を記録
記録した内容を再現
シナリオ機能
１つ１つの操作を登録
順番を設定し、順番通りに実行
箇条書きにしましたが、いまいちパッとしませんね。
一つずつ見ていきましょう。
まず「基本操作機能」です。一番基本的でRPAの根本です。
例えば、メモ帳を立ち上げて「あいうえお」を入力をして、名前をつけて保存するという作業があるとします。
①デスクトップ上のメモ帳アプリケーションをダブルクリック
②メモ帳のウインドウ内にマウスカーソルを移動させてクリック
③キーボードで「あいうえお」と入力後にEnterキーを押す
④Ctrl + S を押して保存画面を出し、「てすと.txt」と入力してEnterキーを２回押す
人間が行うこの操作を、そのままRPAが実行してくれます。
次に「画面認識機能」です。
売上を管理しているExcelファイルを更新する作業があるとします。
今日の売上である「100,000」という数字を取得している状態として
①Excelファイルを起動
②その日の売上を記入するセル座標を選択、「100000」と入力
③上書き保存のアイコン「💾」を画面上から探し出してクリック
④閉じるのアイコン「❌」を探し出してクリック
この流れで作業をする場合、セル座標・💾・❌を画面上の情報から認識することができるので、RPAで処理ができます。
次に「レコーディング機能」です。
最も簡単にRPAを実行する手段です。
毎日6時の天気を保存する作業があるとします。
次に「レコーディング機能」です。
最も簡単にRPAを実行する手段です。
毎日11時の株価を保存する作業があるとします。
①Internet Explorer のお気に入りから「株価」をクリック
②画面中央の日経平均株価の数字をコピー、ブラウザを閉じる
③保存用のCSV ファイルを起動して一番下のセルを選択して貼り付け
④上書き保存して終了
この作業を人間の手で１度行い、保存します。
保存したキーボードやマウスの操作をそっくりそのままRPAが動かすという流れです。
簡単なやり方ではありますが、問題があります。
今回の例で言うと、②の日経平均の株価の表示位置が変わってしまうと、うまく取得できなくなります。
webサイトのデザインによって変わることもあれば、ウインドウのサイズによって変わることもあります。
そして「シナリオ機能」です。
この機能がおそらく最も難しい機能であり、最もキーとなる機能です。
Aを行った後にBをやって、という1本道の作業であればレコーディング機能でも対応可能です。
しかし、条件分岐が出てくる場合はレコーディング機能では対応できません。
例えば、毎日メールで日報が送られ、その集計作業をRPAに任せるというケースです。
このケースでは以下の点で条件分岐がなければRPA化できません。
①全員分メールが来ているのか
②メールにデータが添付されているのか
③データは正しいのか
人がこの作業をしていれば、電話で雑談混じりに督促を入れるなどできますがPRAは決められた事しかできません。
このケースで条件分岐を設定せずにRPAを開始すると、メールがない・データがない場合に処理が止まります。
処理が止まった場合、後ろの順番の処理は実施されません。
RPAってAIだから万能じゃないのか？
現在、IT技術は凄まじい速さで発展していっています。その中で同じタイミングでRPAとAIが有名になってきました。
「コンピュータだけで処理をするのだからRPAもAIも同じだろう」という考えの方はかなりおられます。ですが明確な違いがあります。
RPAは指示通りに動くラジコンです。AIは指示なしでも動く自動運転です。
RPAは前に進めと言われたら、障害物があっても突っ込みます。
AIは障害物があったら回避します。
自ら基準を設定し判断ができるものがAIなので、人間が基準を設定して判断をさせるRPAはAIではありません。
RPAを運用する際に大切なのは、例外を想定することと、定期的な見直しです。
RPAに任せる作業が複雑な場合、事前に例外を想像してもテスト運用を行っても、実務で想定外の例外が出てくるものです。
作って試してOKだったから終わりという計画ではなく、定期的に改修を予め計画に折り込んでおくことをお勧めします。
RPAの導入には・・・
蛇の道は蛇といいます。
PRAを導入しようか検討するにしても、「この業務はRPA化できるのか」「どうすればRPAに任せられるのか」ということは、経験や知識がないと判断できません。
「どうにかして業務を効率化したい」とお思いでしたら、お気軽に以下のお問い合わせからご連絡ください！
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